Jak vytěžit intranet ve firemním prostředí

Co je to vlastně ten intranet?

Univerzity byly pro rozvoj internetu klíčové a právě ony začaly jako první využívat jeho principy a technologie ve svých lokálních počítačových sítích. Ve firemní sféře jsou ale možnosti intranetu, soukromé internetové sítě, často velmi podceňovány. Běžné je sdílení novinek a článků pro zaměstnance, usnadnění komunikace v rámci organizace pomocí diskusních skupin či živých chatů apod. Méně časté jsou nejrůznější ticketovací systémy typu „helpdesk“, vzdělávání a rozvoj zaměstnanců, případně projektové řízení. Potenciál vlastního informačního systému je však mnohem větší...

K čemu intranet...

ERP či CRM systémy efektivně řeší drtivou část interních procesů. Dají se snadno upravit přesně na míru zákazníka – proč tedy řešit vlastní informační systém? Jakákoli organizace je v podstatě živý, neustále se vyvíjející organismus. Ustavičně vznikají požadavky na optimalizaci a zvýšení efektivity. Zavedení podpůrného nástroje či aplikace dokáže přinést nemalou úsporu času či finančních prostředků. Ideálním řešením je spuštění onoho nástroje přímo v ERP. To ale není vždy možné, ať už z důvodu proveditelnosti nebo finanční náročnosti.

... když vládne všemocný excel

Z vlastní zkušenosti vím, že podobné požadavky vznikají ve firmách téměř neustále a jen málokdy jsou skutečně integrovány do ERP. Zaměstnanci jsou tak nuceni uchylovat se k vlastním řešením, obvykle za využití tabulkových procesorů – nejčastěji MS Excel. To by samo o sobě nemuselo být úplně špatně. Vytvořit tabulku, udělat z ní sdílený sešit a uložit ji na síťové úložiště, kde k ní mohou přistupovat i ostatní zaměstnanci, nic nestojí a během pár minut je možné zapisovat data. Síťové úložiště navíc často řeší i zálohování, takže je vystaráno. Bohužel to je zároveň nejčastějším omylem. Tabulkové procesory nejsou navrženy k takovému typu práce a první komplikace obvykle přijdou velmi brzy.

V čem tabulky pokulhávají

Problémy jsou se zápisem i přepisováním dat uživateli navzájem a nakonec nastane úplné zhroucení souboru. Často lze narazit i na použití VBA maker nebo databázi v MS Access, ale i zde na sebe problémy nenechají dlouho čekat. Zajdeme-li ještě dále, narazíme na procesy schvalování a nejrůznější formuláře, které je potřeba vyplnit, vytisknout a nechat podepsat v rámci schvalovacího procesu. Po schválení musí být dokument archivován v kartotéce. Zřejmě není nutné vysvětlovat, kolik času a úsilí to obnáší. O to horší je, že ani zdaleka nejde o činnost ojedinělou. V každé firmě lze narazit na nespočet procesů a nástrojů, které lze zjednodušit a zlepšit převedením do ucelené formy. Jedním z řešení je právě intranet.

(Ne)omezené možnosti

Základem pro funkční intranetové aplikace je vědět, k čemu mají přesně sloužit. Nespornou výhodou intranetu je možnost propojení systémů tak, aby výsledné řešení odpovídalo potřebám.

Intranet je univerzální a není k němu zapotřebí nic než prohlížeč. Řeší tak jinak obtížně uchopitelné situace.

Propojíte-li intranet např. s Active Directory (systém pro řízení uživatelských účtů od společnosti Microsoft), můžete velmi snadno získat automatické telefonní seznamy a seznamy uživatelů podle oddělení. Papírové formuláře můžete převést do digitální podoby a zavést u nich schvalování přes e-mail, vidět veškeré změny, které byly provedeny, kým a kdy. Nemluvě o celkové úspoře času. Archivace je automatická, dokumenty nezabírají žádný fyzický prostor a jejich dohledetalnost je prakticky okamžitá.

Intranet pro každou firmu

Aplikací pro vytvoření intranetu je nepřeberné množství. Od telefonních seznamů, novinek a newsletterů, přes diskusní fóra, rezervační systémy, schvalování formulářů, vizualizaci dat a reporty, až po složitější řízení procesů. Jde jen o to si uvědomit, co přesně potřebujete.

Dobře navržený intranet je velice silným a efektivním nástrojem odpovídajícím potřebám jeho uživatelů. Potřebujete intranet pro svou firmu? Kontaktujte nás a společně vymyslíme řešení, které vám sedne.

Poraďte se s námi